Dokumentenmanagement: docuvita
Docuvita sorgt für Ihre Ordnung - revisionssichere Archivierung, Aktenverwaltung, Workflows und Wiedervorlage, hier bleiben keine Wünsche offen
docuvita ist ein modernes, leistungsfähiges Dokumentenmanagment (DMS) und Enterprise-Content-Management Systems (ECM). Mit dieser Software werden auf einfache Art und Weise sämtliche Daten in Ihrem Unternehmen aus den verschiedensten Quellen zusammengeführt und an zentraler Stelle verwaltet. So brauchen Sie in Zukunft deutlicher weniger Zeit zum Suchen, Finden, Sortieren, Verteilen, Terminieren, Zuordnen und Ablegen von Dokumenten. Informationen stehen Ihnen auf Knopfdruck zur Verfügung. Docuvita ist wahlweise unter Windows, Android und iOS oder einfach in Ihrem Browser und somit auf nahezu jedem Endgerät verfügbar.
Von einfachen Archiv bis zur vollintelligenten Informationszentrale
Mit docuvita können Sie sämtliche Teilbereiche eines
Dokumentenmangementsystems (DMS), Enterprise Content Management (ECM)
oder auch Enterprise Information Management (EIM) Systems abdecken. Das
Grundsystem eines einfaches Archivs für digitale und digitalisierte
Dokumente ist identisch zu einem System für die:
- Verwaltung vieler weiterer Daten- und Dateitypen
- Ablösung von Netz- und Abteilungslaufwerken
- Verwendung von einfachen Workflows
- volle Automatisierung von Arbeitsprozessen
- Anbindung weiterer Anwendungen und Datenbanken
- vollintegrierte Informationszentrale
In einem Dokumentenmanagement-System (DMS) werden Ihre Dokumente, E-Mails und Daten aus all Ihren IT-Systemen automatisch zentral zusammengeführt. Dabei ist es egal in welchem Format Ihre Daten vorliegen. Sie haben die Dokumente nur in Papierform? Dann besteht der erste Schritt in der Wandlung in digitale Dokumente. Es erfolgt immer eine Verschlagwortung mit Metadaten und auf Wunsch eine Ablage in strukturierten Kunden-, Lieferanten-, oder Projektdaten. Auf Grund von Verknüpfungen zu führenden Anwendungen (z.B. ERP- oder CRM-System) entfällt die doppelte Pflege von Stammdaten. Aus vielen Programmen kann direkt in docuvita gesucht oder in relevante Akten gesprungen werden. Zusätzlich zu den bereits digital vorhanden Belegen können über verschiedenste Verfahren Dokumente digitalisiert und diesen Akten hinzugefügt werden. Dank OCR und Volltextindex sowie der Verschlagwortung finden Sie Ihre Informationen in Sekundenschnelle – auch noch nach Jahren.
Ein weiterer Vorteil: Sie sind unabhängig von Ihrem Arbeitsplatz im Büro. Greifen Sie auf Wunsch von jedem Ort der Welt sicher
auf Ihre Daten zu. Ermöglicht wird dieses durch den Einsatz moderner
Webtechniken. Diese erlauben einen Zugriff über nahezu jedes internetfähige Endgerät.
Mit Dokumentenmanagement von docuvita wird der sichere Dokumentaustausch sowie die gemeinsame Arbeit an Dokumenten in Ihrem Unternehmen vereinfacht. Beenden Sie das Chaos von in verschiedenen Versionen per E-Mail versendeten Anhängen. Über die Check-In und Check-Out Funktion werden Doppelbearbeitungen vermieden. So entfällt das mühsame zusammenführen verschiedener Versionsstände. Für berechtigte Benutzer ist jederzeit erkenntlich wer ein Dokument aktuell bearbeitet oder zuletzt bearbeitet hat. Dank des Versionskommentars können die wichtigsten Änderungen schnell sichtbar gemacht werden. Durch Wiedervorlagen und Informationsworkflows wird die Zusammenarbeit im Team verbessert. Die Notizfunktion rundet das Teamwork ab.
Tipp: Verbessern Sie die Zusammenarbeit zwischen Ihrer Firmenzentrale und Filialen oder Außenstellen und sparen gleichzeitig viel Zeit mit dem Dokumentenmanagement von docuvita.
Eine der Grundanforderungen im Dokumentenmanagement ist die rechtssichere Archivierung der Dokumente-Dateien und Metainformationen. Dank der automatischen Versionierung und detaillierten Protokollierung von Änderungen erfüllt docuvita bereits viele rechtliche Anforderungen. Durch zusätzliche Absicherungen sowie ein ausgeklügeltes Zugriffs- und Berechtigungskonzept werden Ihre wichtigen Daten effektiv vor unberechtigtem Zugriff und vor Manipulationen geschützt. Da alle Belege digital vorliegen können diese einfacher vor Verlust (versehentliches Entsorgen) und Vernichtung (Brand, Überschwemmung) geschützt werden als ein Papierarchiv.
Durch diese Maßnahmen im Dokumentenmanagement können Sie gesetzlichen Anforderungen – wie z.B. die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) – und interne Compliance-Richtlinien einfach abdecken.
Hinweis: Denken Sie in diesem Zusammenhang auch daran wie einfach Sie eine geschäftsrelevante E-Mail mit docuvita rechtssicher archivieren können.
Mit Workflows wird die Zusammenarbeit im Dokumentenmanagement weiter optimiert. Und zwar nicht nur zwischen Ihren Mitarbeitern sondern auch zwischen technischen Systemen untereinander oder bis hin zu Ihren Kunden oder Lieferanten. Anwendungsfälle für Workflows reichen vom Einreichen von Urlaubsanträgen über Bestellprozesse an denen mehrere Mitarbeiter beteiligt sind bis hin zu komplexen Rechnungsfreigaben über verschiedene Standorte und Freigabelimits hinweg. Das Dokumentenmanagement nimmt hierbei eine zentrale Rolle ein.
Ein Workflow besteht dabei immer aus einzelnen Aufgaben: Diese Aufgaben werden entweder von einem Benutzer ausgeführt oder es können technische Aufgaben sein. Zu den technischen Aufgaben gehören das z.B. Versenden von E-Mails, Eskalationen, der Druck von Dokumenten oder die Übergabe an ein anderes Programm. Wie Sie sehen, können Sie mit Hilfe des Dokumentenmanagements digitale Geschäftsprozesse gestalten und somit Ihre Verwaltung entlasten.
Frage: Schicken Sie noch (Papier-) Dokumente per Post oder Bote zwischen Ihren Standorten hin und her um Freigaben erteilen zu lassen? Verbessern Sie Ihre Arbeitsabläufe und sparen sich die Suche nach auf dem Weg verloren gegangenen Belegen.
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